Documentazione:

Leasing Operativo

Il Leasing Operativo identifica le operazioni di locazione operativa e si caratterizza in funzione delle seguenti peculiarità:

  • il ricorso a convenzioni con il Fornitore / Vendor, mediante le quali vengono disciplinate l’operatività e le limitazioni nell’ambito del trattamento delle operazioni, con particolare riferimento alla struttura finanziaria delle stesse ed ai relativi servizi accessori. Una “convenzione” si caratterizza mediante i seguenti attributi:
    • condizioni finanziarie (attivazione addebito spese di incasso canoni, codice delle spese di incasso da proporre, abilitazione dell’Utente all’aggiornamento del suddetto valore di spesa, attivazione dell’addebito spese d’istruttoria, importo delle spese d’istruttoria da proporre o, in alternativa, corrispettivo massimo ammesso, abilitazione dell’Utente all’aggiornamento del suddetto valore di spesa, spread commerciale minimo richiesto, spread commerciale da proporre nella routine finanziaria, abilitazione dell’Utente all’aggiornamento del suddetto spread, massimo differenziale applicabile allo spread in aumento, massimo differenziale applicabile allo spread in diminuzione, ecc.)
    • valori massimi per l’acquisto finale, espressi in percentuale in funzione delle fasce di durata delle operazioni
    • opzione di proroga del contratto oltre la scadenza ordinaria, indicando la durata standard, il numero massimo di mesi ammesso (in caso di rinnovo) e specificando se la suddetta proroga sia soggetta al principio del tacito consenso

    Ciascuna “convenzione” può contemplare uno o più “servizi accessori” identificando anche i soggetti (non necessariamente coincidenti con il Fornitore del bene principale) incaricati di erogarli. L’entità “servizio accessorio” identifica una prestazione complementare al bene locato (giustificata dalla particolare natura dello stesso) garantita dal produttore, da un suo concessionario o da un’altra società specializzata. In tale fattispecie rientrano le manutenzioni ordinarie, straordinarie o mirate, le coperture assicurative, il pagamento delle tasse di proprietà. Per ogni “servizio accessorio” è possibile specificare le seguenti proprietà:

    • tipo e natura (manutenzione, copertura assicurativa, ecc.)
    • controparte fornitrice
    • modalità di regolazione del flusso attivo
    • modalità di regolazione del flusso passivo
  • la gestione specializzata del censimento delle proposte, definendo informazioni specifiche quali la notifica ed il mandato gestorio. La procedura di inserimento delle proposte utilizza una specifica routine finanziaria che permette di:
    • calcolare i canoni, noti il costo iniziale e le condizioni finanziarie da applicare (approccio standard semplificato)
    • determinare, in funzione delle condizioni finanziarie applicabili, il valore imponibile dei beni concessi in locazione (ovvero l’imponibile della fattura di acquisto che il fornitore dovrà emettere), noti il valore del canone di locazione e delle componenti per i servizi accessori così come comunicati dal partner commerciale (approccio inverso).
    La fase di censimento delle proposte richiede la selezione immediata della “convenzione” verificando che:

    • l’elemento selezionato corrisponda ad una “convenzione” attiva (ossia non annullata o sospesa)
    • la tipologia di leasing indicata sia autorizzata per la “convenzione” scelta
    • il plafond della “convenzione” non risulti, per il periodo di validità, già esaurito. In tal caso, verrà emessa una segnalazione di warning non bloccante.
    La routine finanziaria gestisce, mediante un’unica interfaccia Utente, approcci specializzati per le due suddette modalità, consentendo:

    • l’inserimento delle variabili finanziarie e delle condizioni di tasso da applicare
    • l’identificazione delle componenti di servizio, specificandone direttamente i valori (sulla base della parametrizzazione effettuata) o richiedendone il calcolo al Sistema
    • la gestione specifica delle eventuali componenti assicurative con riferimento alle tabelle delle permilluali e dei premi
    • la determinazione delle incognite (valore dei beni, canone di locazione, canoni di servizi per ciascuna componente, valore di acquisto finale, provvigioni, tassi di rendimento interni ed esterni dell’operazione).
    Mediante specifiche funzioni è possibile inserire/variare le componenti dei servizi, richiedere il calcolo del periodo medio di dilazione di una serie di flussi, nonché computare i valori delle incognite. Ottenuto il tasso di rendimento dell’operazione (con riferimento alla sola componente dei cespiti), il Sottosistema provvede a generare le informazioni relative al piano di rimborso da parte dell’Utilizzatore, conformemente alle seguenti regole:

    • il piano di ammortamento finanziario deve contenere le sole informazioni inerenti il canone base ricavato dal valore del cespite, nonché la scomposizione dello stesso in quote capitale ed interessi
    • le specifiche inerenti lo sviluppo di ciascun servizio accessorio (scadenza, valore imponibile del flusso periodico, ecc.) devono essere memorizzate presso due apposite strutture distinte per le componenti accessorie attive (valore da addebitare alla Parte Utilizzatrice) e passive (importo da retrocedere ai singoli fornitori).
    Si precisa che la routine finanziaria è stata progettata onde consentire il trattamento di operazioni con “sconto finanziario”, nonché di piani finanziari con rate erratiche

  • il trattamento specializzato del completamento della proposta e della delibera. Nell’ambito delle funzioni di completamento delle proposte vengono effettuate verifiche di congruenza, sulla base dei parametri previsti in “convenzione”, relativamente alle spese di incasso canoni (da addebitare alla Clientela) e di istruttoria della pratica.Contestualmente alla fase di delibera, il Sistema effettua i controlli di compatibilità tra la proposta ed il plafond-fornitore sotteso alla convenzione. Qualora il valore utilizzato del plafond superi il limite autorizzato decurtato dell’importo oggetto di delibera, il completamento della transazione può avvenire esclusivamente mediante un’autorizzazione in deroga. A tal fine, una specifica funzione consente di visualizzare le operazioni assegnate al plafond ed i relativi rischi
  • la gestione qualificata della stipula e della decorrenza, nell’ambito delle quali vengono rideterminate, se necessario, le date di scadenza sia del piano di ammortamento finanziario, sia dei piani di rimborso e pagamento dei servizi accessori. Nella fase di stipula viene calcolato il Tasso Effettivo Globale (T.E.G.) includendo nel computo anche le variabili inerenti le componenti finanziarie e gli importi/margini ricavati da ciascun servizio accessorio
  • la fatturazione periodica controllata dei canoni di locazione, nell’ambito della quale:
    • la fattura può essere emessa sia per un importo pari alla somma del canone base e del valore di ciascun servizio accessorio (compresa l’assicurazione) previsto dal singolo contratto, sia per i due corrispettivi separatamente
    • il conto economico del Locatore viene costantemente alimentato in modo dettagliato, separando i ricavi concernenti i canoni da quelli relativi agli accessori.
    Più precisamente, il software supporta le seguenti modalità espositive dei servizi aggiuntivi nella fattura periodica:
    • servizio compreso nel canone
    • servizio fatturato separatamente, in base a quote costanti di importo pari al costo totale diviso per il numero di canoni maggiorati degli interessi a fronte del relativo finanziamento
    • servizio fatturato separatamente, maggiorato del costo sostenuto per gestirne direttamente il finanziamento
    Tali modalità possono essere alternativamente attivate in fase di configurazione dei servizi nell’ambito di ciascuna “convenzione”.

    La procedura di estrazione e domiciliazione degli effetti RI.BA. e R.I.D. provvede a valorizzare l’importo complessivo del canone comprensivo dei servizi accessori di volta in volta previsti

  • la gestione integrata del ciclo passivo dei servizi accessori, che si articola come segue:
    • estrazione periodica delle competenze liquidabili a beneficio dei fornitori di servizi
    • produzione di report di controllo relativi sia alle quote liquidabili, sia a quelle sospese per mancanza di condizioni attuative
    • manutenzione e controllo delle competenze estratte;
    • elaborazione delle comunicazioni da inviare alle controparti (estratti conto)
    • convalida.
    L’estrazione delle competenze maturate ad una data indicata dall’Utente e spettanti ai singoli fornitori di servizi  può essere effettuata selezionando un sottoinsieme di valori sulla base dei seguenti criteri di selezione: per “convenzione”, per Fornitore di servizi, per tipologia di leasing. Ogni movimento viene estratto previo soddisfacimento delle condizioni previste da ciascun servizio, sia in termini temporali (ad esempio per quanto attiene il fattore di differimento dei flussi attivi e passivi), sia di controllo degli incassi a fronte dei canoni (se previsto in “convenzione”), sia per quanto attiene l’eventuale sospensione del rapporto con il fornitore. Qualora il pagamento del fornitore sia vincolato all’incasso dei canoni, risulta possibile:
    • liquidare le quote di servizio relative ai canoni fatturati rispetto ai quali non risultino insoluti/pagamenti non pervenuti (sia inerenti il periodo, sia recuperati da precedenti situazioni sospese per impagato)
    • inibire la liquidazione delle quote di servizio relative a canoni con saldo in “dare” scaduto a fronte di insoluti non pagati (rispettando la franchigia), con evidenza descrittiva della motivazione nell’estratto conto inviato al fornitore
    • stornare le quote di servizio liquidate concernenti canoni manifestatisi, successivamente, come insoluti, purché i rispettivi contratti siano caratterizzati da una posizione di contenzioso minima, indicata a livello di singola “convenzione”.
    L’eventuale risoluzione anticipata del contratto per motivi di contenzioso determina (sulla scorta dei parametri previsti in “convenzione”):
    • l’inibizione della liquidazione delle competenze passive future
    • lo storno delle competenze già liquidate con data successiva a quella della risoluzione.
    Sono inoltre supportate specifiche funzioni atte a gestire:
    • la registrazione controllata delle fatture inviate dai fornitori
    • la schedulazione, l’emissione e la contabilizzazione delle disposizioni di pagamento a beneficio di detti fornitori
    • le interrogazioni a video (aggregando i dati per estratto conto, documento di addebito, servizio e/o contratto).
    Le summenzionate procedure permettono di:
    • usufruire di un supporto organizzativo adeguato a gestire il carico operativo
    • effettuare la verifica di corrispondenza tra i canoni incassati dagli Utilizzatori e la retrocessione delle quote di servizio
    • confrontare le informazioni inerenti gli importi spettanti, le fatture ed i pagamenti, anche al fine di evitare duplicazioni
    • consultare il contenuto degli archivi
    • alimentare correttamente ed automaticamente le componenti di costo in conto economico.
    E’ inoltre possibile, a livello di singolo contratto o Cliente:
    • attivare un indicatore di interruzione del flusso passivo del servizio accessorio
    • sostituire il soggetto erogante il servizio
  • il trattamento specializzato dei ratei e dei risconti, mediante le funzioni finalizzate a calcolare le competenze dei flussi attivi e passivi in modo conforme alla parametrizzazione definita nella fase di abbinamento dei servizi alle “convenzioni”. Più precisamente, è possibile scegliere, per ciascuna componente di costo o di reddito, uno tra i seguenti criteri di calcolo della competenza:
    • principio della cassa
    • canoni di locazione
    • principio della competenza lineare (ossia a quote costanti giornaliere)
    • modalità finanziaria (cioè in modo proporzionale alla curva degli interessi attivi così come rilevati dal piano di ammortamento finanziario di ciascuna operazione).
    Il Sottosistema elabora, per ciascuna tipologia di servizio attivo o passivo e per ciascun contratto, report cartacei documentanti:
    • il valore globale del corrispettivo
    • l’ammontare dei corrispettivi già contabilizzati a conto economico
    • l’importo di competenza maturato alla data di situazione
    • il valore da contabilizzare di ratei/risconti.